Quelques clics font l’affaire de tous !

Question pratique pour le PARTICIPANT : comment s’inscrire en ligne ?

Vous trouverez le formulaire de préinscription en allant sur le site www.velo-liberte.be.

1. Sous l’onglet « calendrier » choisissez la randonnée souhaitée
2. Cliquez sur le oui de la case pré-inscription.
3. Suivez la procédure de pré-inscription

• Vous êtes membre de la Fédération, le formulaire sera déjà prérempli avec vos coordonnées; il suffira de vérifier si l’adresse  courriel renseignée est correcte, de confirmer la distance choisie et de procéder au  payement en suivant les instructions.
• Vous n’êtes pas encore membre de la Fédération.
  Remplissez alors les données demandées dans le formulaire
  (qu’attendez-vous pour vous inscrire? Ainsi vos données seront déjà préremplies pour vos futures inscriptions)
• La seule carte bancaire acceptée actuellement est la carte Bancontact.
  Une  extension à la carte Visa est à l’étude. Les frais liés à ce type de transaction sont  entièrement pris en charge par la Fédération.
• Après la validation de l’inscription, un courriel de confirmation est envoyé avec  un lien pour le téléchargement de la e-Carte d’inscription qui contient les codes-barres destinés à être présentés au scannage lors de l’inscription.
• Le jour de l’événement grâce à la ligne réservée aux pré-inscrits, il suffira de passer au scanneur pour valider l’inscription avec la e-Carte qui a été envoyée en attaché avec le courriel de confirmation de la pré-inscription.
• Pas besoin d’imprimer votre eticket : le scannage peut aussi être fait directement à partir du fichier téléchargé sur le Smartphone.
• La randonnée terminée, si elle est inscrite dans un challenge BàD, BCCB ou challenge régional (Namuroise ou Picarde), il sera toujours nécessaire de repasser au scanneur sur le même ordinateur qui a procédé à votre inscription afin d’homologuer votre parcours.
• Si la randonnée est réalisée en semi-permanente et fait partie d’un challenge comme cité ci-dessus, vous avez deux possibilités d’homologation :
  1. soit vous déposez votre e-Carte dans la boîte aux lettres installée sur le parcours par le club organisateur ou
  2. soit vous renvoyez la trace GPS au correspondant du club.

Question pratique pour le club organisateur : comment activer le système des pré-inscriptions ?

La possibilité de s’inscrire en ligne à une randonnée est laissée à la décision du club  organisateur. Ce qui signifie que les inscriptions en ligne ne sont autorisées que pour les randonnées dont le club organisateur aura activé cette possibilité.
Cette activation doit être faite par le correspondant du club dans la fiche créée à cet effet pour la randonnée concernée sur le site www.velo-liberte-palmares.be.
Attention que les préinscriptions ne sont accessibles qu’aux organisateurs qui ont mentionné des tarifs lors de l’inscription de leurs randonnées au calendrier. Il est toutefois toujours possible d’ajouter les tarifs en cours d’année, il suffit d’en faire la demande au secrétariat de la Fédération.
Un manuel explicatif en format PDF téléchargeable se trouve sur le site dans l’espace réservé aux clubs sous l’onglet gestion – documents – au point 17 – Inscriptions en ligne.
Important : Lors de cette activation il est nécessaire de régler la date de début et la date de fin des pré-inscriptions en ligne. Lorsque les randonnées sont déclarées en semi-permanentes, la date de fin des pré-inscriptions peut dépasser la date de l’événement.
Les versements des pré-inscriptions sont faits sur le compte bancaire de la Fédération ; la Fédération reverse la totalité des pré-inscriptions (frais d’assurance non-membres déduits : 0,80eur/Pers.) au club organisateur dans la semaine qui suit l’événement.
La Fédération est à votre disposition et peut toujours venir à l’aide des correspondants de club qui éprouveraient des difficultés à réaliser ces quelques interventions techniques.
 

En conclusion

Le système de pré-inscription a de nombreux avantages :

1. Aux participants « membres FFBC » :
   • s’inscrire à l’avance (maximum 1 mois jusqu’à 24h avant le rdv – minimum 1h)
   • gagner du temps le matin du départ
   • éviter le paiement déjà effectué préalablement.
2. Aux participants « non-membres FFBC » :
   • s’inscrire à l’avance en évitant de remplir la carte « non-membre » (carte envoyée par le clubs à la Fédération qui assure le participant non membre – plus d’infos « page tarifs » sur le site)
   • ainsi éviter les frais d’envois de ces cartes à la Fédération
3. Aux organisateurs :
   • visualiser le nombre de participants
   • prévoir ravitaillement en suffisance et autres commodités lors de l’accueil et  du retour des participants (douches, bikewash, restauration, bar, ….)
   • système de paiement BANCONTACT entièrement GRATUIT pour le club. Les frais liés à ce type de transaction sont à charge de la Fédération. (carte VISA/MASTERCARD à l’étude)
   • paiement des inscriptions sur le compte du club (dans un délai de 24 à 48h qui suit l’envoi des inscriptions et homologations par le club à la Fédération )
   • système bilingue
   • malheureusement et nous ne le souhaitons pas dans la durée, mais le système permet d’éviter les contacts entre les participants : en situation de crise trop importante au vu du nombre de cas, une distanciation peut ainsi être respectée via système « boite aux lettres »
   • un document est disponible lors de votre demande d’autorisation envers les pouvoirs locaux afin de justifier votre respect des normes sanitaires autorisées.

L’année 2021, avec ses perturbations causées par la pandémie, a été une année  d’expérimentation du système informatisé des pré-inscriptions avec des balbutiements autant pour les clubs que pour les affiliés. Il est évident que, si comme cela se profile actuellement, le retour de mesures sanitaires contraignantes pourrait encore jouer les trouble-fêtes et rendre à nouveau ce moyen d’inscription incontournable.
Mais quelle que soit la situation on n’arrêtera pas ce progrès, car une fois cette méthode essayée elle est adoptée.